Basculer sur un nouveau LMS

De nombreuses raisons peuvent vous inciter à vouloir que votre organisation change de système de gestion de l'apprentissage. En effet, votre solution actuelle peut être désuètte, trop fastidieuse, ou compliquée à utiliser. Vous pourriez également tout à fait être à la recherche d'une solution plus simple ou, tout simplement, vouloir un LMS qui fait bien plus que juste rassembler toute la variété de documents (fichiers PDF, vidéos, examens sur papier, etc.) que vous partagez avec votre équipe. Quelles sont les choses à prendre en compte lorsque l'on souhaite basculer d'un LMS à un autre ?

Switching to a new lms

Quels sont vos besoins ?

Commençons par le commencement. Il faut que vous regardiez de plus près le fonctionnement de votre entreprise ou de votre organisation afin de faire le point sur les raisons qui vous poussent à choisir un nouveau learning management system. Avez-vous besoin de constamment former des employés et nouvelles recrues ainsi que tester leur niveau de connaissance ? Quelle importance la formation a-t-elle au sein de votre organisation ?

Ensuite, il est important de mettre le doigt sur ce qui ne vous convient pas avec votre solution actuelle. Une enquête effectuée en 2014 par Brandon Hall sur les tendances dans les LMS indique que presque 50 % des entreprises sont mécontentes de leur LMS et souhaiteraient en changer. Comme la majorité des plateformes d'e-learning proposent les mêmes fonctionnalités principales, il est très facile de se sentir rapidement submergé par l'offre, ce qui complique le choix de la solution logicielle qui conviendra le mieux à votre entreprise.

La plus grande partie des sociétés et organisations qui cherchent une nouvelle plateforme LMS souhaitent le faire pour les raisons suivantes :

Le LMS dont vous vous servez actuellement est trop difficile à utiliser, comporte beaucoup trop de fonctionnalités inutiles et il s'avère fastidieux de former des personnes à son utilisation.

Le LMS dont vous vous servez actuellement est trop cher, et son coût ne fait que grimper au fur et à mesure que votre société prospère, car il faut rajouter de nouveaux utilisateurs.

Vous dirigez une PME et en avez assez de payer une fortune pour une plateforme LMS. Vous envisagez donc de basculer sur une autre plateforme ou de former votre équipe à l'aide d'autres moyens qu'un LMS.

Vos formations actuelles sont un mélange de fichiers PDF et PPT, de vidéos et de documents sur papiers que vous remettez à chaque nouvel employé. Elles sont complètement désorganisées et deviennent de plus en plus ingérables au fur et à mesure que votre société s'accroît. 

Quelle est la meilleure solution pour vous ?

Comme nous l'avons précédemment mentionné, choisir un nouveau LMS vous donnera l'embarras du choix. Le choix est tel que même Charles Severance (un expert dans le domaine du e-learning) a admis la chose suivante :  « Il y a beaucoup de similarités entre les différents systèmes. Vous pourriez presque choisir votre LMS en jetant une fléchette sur une cible. Le choix ne serait pas si mauvais. »

Quoi qu'il en soit, il y a de fortes chances que choisir un système qui se contenterait ne pas être « si mauvais » conduirait à devoir encore en changer dans un futur plus proche que lointain, ce qui est exactement l'opposé de ce que vous cherchez à faire.

Que faut t-il donc prendre en considération lors du choix d'une plateforme LMS ? Comme la majorité des solutions ont des fonctionnalités très similaires, il faut se pencher sur les éléments qui les différencient. En dehors des fonctionnalités, en quoi un LMS peut-il se démarquer des autres ? Voici certains aspects à ne pas oublier :

Facilité d'utilisation – Le système est-il uniquement pensé pour des personnes avec de bonnes compétences en technologie ? Estimez-vous que vous allez pouvoir le déployer rapidement auprès de votre équipe, sans trop rencontrer d'embuches (rappelez-vous que c'est une des raisons qui vous a fort probablement donné l'envie de changer) ? Est-il accessible et ergonomique ? Arrivez-vous à vous imaginer en train de travailler dessus pendant de longues heures, si besoin est ?

› Assistance – Quel genre d'assistance la plateforme offre-t-elle ? Lorsque vous discutez avec l'équipe d'assistance, sur quel ton vous parle-t-elle ? Est-elle aimable et serviable ou vous fait-elle regretter de lui avoir demandé de l'aide ? Ce sont des aspects incroyablement importants à garder en tête si vous souhaitez que votre nouvelle plateforme LMS vous accompagne sur le long terme.

› Prix – Quel est le modèle de tarification ? Est-ce que le prix à l'air raisonnable et va vous permettre d'obtenir un retour sur investissement ? La facturation se fait-elle par nombre d'utilisateurs (ce qui est important à savoir si vous comptez rajouter de nouvelles personnes) ? Le prix vous semble-t-il exagéré ? Devez-vous payer pour des fonctionnalités pour lesquelles vous savez pertinemment que vous n'en aurez pas besoin de si tôt ?

› Avis – Il ne suffit pas de chercher un LMS avec de bon avis. Il faut aussi, lorsque vous lisez ces avis, que vous regardiez ce qu'ils ont en commun. Qu'est-ce que qui ressort le plus de ce que les personnes qui se servent de cet outil disent ? Quelles sont les choses dont elles se plaignent principalement ? En vous posant ces deux questions, vous pourrez déjà avoir une bien meilleure idée de ce à quoi vous attendre lorsque vous commencerez à vous servir de votre nouvelle plateforme d'e-learning.

Comment trouver la meilleure plateforme LMS

Afin de trouver le meilleur système de gestion de l'apprentissage, vous allez devoir faire un peu de recherche. Le meilleur moyen de faire cela est d'essayer d'en apprendre autant que possible sur les différentes plateformes à votre disposition, ce que vous pouvez tout simplement faire en faisant des essais gratuits, en demandant des démos en ligne, en rejoignant des webinaires ou en lisant les avis d'utilisateurs sur des sites tiers.

Une fois que vous aurez choisi votre nouveau LMS, il vous faudra transférer votre contenu existant vers votre nouvelle plateforme. Cette étape vous fera vous poser de nouvelles questions telles que : Y a-t-il un moyen de réutiliser les supports et documents existants (fichiers PDF, images, vidéos ou matériels créés directement sur un autre LMS) ? Vaut-il mieux transférer le vieux contenu sur la nouvelle plateforme ou tout simplement créer du tout nouveau contenu de zéro ?